I VIAGGI DI GRUPPO
I viaggi di gruppo sono quei viaggi ai quali
prendono parte nuclei di persone che si muovono con unitarietà di mezzi, di
meta.
I viaggi di gruppo inoltre hanno una loro
fisionomia influenzata dai gusti e dalle preferenze dei singoli individui che
li ha indotti a scegliere quel determinato tipo di itinerario.
Questa tipologia di viaggio si divide in:
- Viaggi programmati per
gruppi a partecipazione individuale oggetto di
programmazione aziendale, sono a partecipazione indeterminata e l’itinerario
è proposto dall’agenzia di viaggio o dal tour operator;
- Viaggi organizzati a
forfait a domanda di gruppi precostituiti che
richiedono le stesse operazioni e la stessa procedura di organizzazione
dei viaggi individuali a forfait e qui l’attività dell’operatore sta
quindi nel consigliare e nel suggerire i mezzi per la miglior
realizzazione dei desideri dei partecipanti.
A causa della eterogeneità delle tariffe, nei
viaggi di gruppo, i servizi vanno sempre tariffati al netto di provvigione tenendo presente che i prezzi vengono
concordati di volta in volta con i fornitori che stabiliscono il prezzo in base
al numero di partecipanti e al tipo di servizio da prestare.
Per la formazione dei preventivi nei viaggi a
domanda è necessario:
- Conoscere il numero dei
partecipanti;
- Avere il tempo
indispensabile per richiedere i prezzi e le opzioni ai fornitori.
Restando in tema preventivi è bene ricordare
che un minimo errore nel calcolo del preventivo si andrà poi a sommare per il
numero di partecipanti quindi bisogna prestare molta attenzione nel calcolo
della tariffa per i viaggi di gruppo, preventivo al quale si andrà poi ad
aggiungere una check-list per
evitare dimenticanze di servizi o di tariffazione.
IL
PREVENTIVO
Il preventivo di un viaggio di gruppo mira alla
determinazione del prezzo a persona e le metodologie per determinare questa
somma sono diverse e variano da agenzia ad agenzia.
A parte tutto, in linea di massima, i criteri
economici e tecnici per la costruzione di un preventivo sono i seguenti:
- Trasporti cioè ricercando la combinazione di trasporti più pratica evitando
quindi soste o trasbordi. Se si tratta di mezzi di trasporto noleggiati è
bene richiedere al noleggiatore di mettere a disposizione il miglior mezzo
con personale di guida più preparato in itinerari e che conosca la lingua
del paese in cui dovrà prestare servizio.
- Alberghi in quanto gli albergatori in genere indicano un prezzo tutto
compreso cioè il cosiddetto forfait
hotelier che considera all’interno di un prezzo unico tutti i servizi da
prestare ma per quanto riguarda i pasti è bene richiedere di essere messi
a conoscenza della composizione del menu per evitare di consumare sempre
gli stessi piatti.
- Servizi d’agenzia in quanto le consorelle o i corrispondenti forniscono anch’essi un
prezzo unico con tutti i servizi già compresi al suo interno ma va
ricordato che per gruppi rilevanti si possono avere quotazioni molto più
vantaggiose di quelle stabilite quindi è meglio richiedere i prezzi di
volta in volta agli esecutori delle prestazioni;
- Servizi in corso di
viaggio e manifestazioni in quanto per le
manifestazioni non è semplice avere la biglietteria e pertanto è bene
prenotarla molto tempo prima.
Una volta determinati i prezzi dei servizi
specifici si aggiunge il ricarico costruito
calcolando diversi elementi e il totale ottenuto andrà diviso per il numero di
partecipanti determinando quindi la somma di partecipazione di ogni singolo
individuo.
ESECUZIONE
DEL VIAGGIO (OPERATIVO)
All’atto della conferma e del versamento
dell’anticipo dovrà essere consegnata la lista dei partecipanti con
l’indicazione dei dati di ogni partecipante.
L’operativo o esecuzione del viaggio comporta
comunque le seguenti operazioni:
- Compilazione del
programma definitivo;
- Conferma o prenotazione
dei servizi;
- Emissione dei titoli di
legittimazione.
Il
programma definitivo di viaggio può assumere la forma
di:
- Itinerario prospettico
descrittivo composto da più fogli di formato
tascabile e con itinerario generico dei viaggi a forfait ma con
l’indicazione di tutti i dati necessari;
- Opuscolo stampato con macchine tipografiche aziendali in modo che pagina
dopo pagina sarà sempre la pagina di sinistra a indicare il programma
mentre saranno le pagine di destra per le fotografie.
Conferma
o prenotazione dei servizi per i trasporti una volta
avuta la prenotazione del mezzo si andranno ad assegnare i posti ai singoli
partecipanti munendoli di un’apposita targhetta da applicare ai bagagli mentre
per gli alberghi bisogna dare conferma inviando la lista delle sistemazioni
indicando la quantità di camere richieste, generalità e sesso dei partecipanti.
Emissione
dei titoli di legittimazione cioè emissione di
biglietteria consegnando i biglietti collettivi all’accompagnatore mentre ai
passeggeri viene consegnata una busta o una borsa di plastica etichettata col
cognome e nome della persona e contenente eventuali biglietti individuali, le
contromarche, targhette per bagagli con relative generalità ecc…
Gran parte di queste operazioni comunque oggi
vengono effettuate attraverso moderni strumenti telematici.
INCENTIVE TOUR
Gli incentive
tour sono quelle attività promozionali che le imprese effettuano come
premio ai propri dipendenti per aver raggiunto uno o più obiettivi aziendali
prefissati e questa tipologia di viaggi devono distinguersi dai tipici viaggi
turistici e hanno come prerogativa flessibilità
ed idee.
Incentivare significa infatti motivare gli
uomini affinché superino la quota di budget stabilità e vengono
incentivati appunto tramite questi viaggi premio, questi incentive travel.
Il mercato dei viaggi premio si sta oggi
estendendo con riferimento alle strategie promozionali delle aziende ed
esaminando alcune tematiche di grande attualità abbiamo:
- Rapporto incentive-marketing
dove la campagna incentive viene sempre più vista
come strumento di marketing da integrare con la pubblicità, la promozione
e le pubbliche relazioni;
- Rapporto
marketing-turismo dove gli operatori progettisti
di viaggi incentive devono possedere grandi abilità nel settore del marketing
e del turismo tenendo quindi conto che i viaggi incentive non sono viaggi
di catalogo bensì si tratta di viaggi costruiti per una determinata
aziende, per un determinato personale e per determinati obiettivi;
- Nuove esigenze da parte
delle imprese che portano a richiedere una sala
convegni all’albergo scelto per il soggiorno e occorre inoltre accertarsi
che l’agenzia di viaggio abbia ben compreso le esigenze delle persone a
cui è rivolta la campagna di incentivazione;
- Efficacia della
comunicazione in quanto occorre comunicare ai
partecipanti l’importanza dell’obbiettivo da raggiungere valorizzando di
conseguenza il viaggio premio;
Non è ipotizzabile che un viaggio incentive
creato per un’azienda sia poi ceduto ad un’altra azienda in quanto è appunto un
viaggio creato secondo determinate caratteristiche, infatti, se un viaggio è
creato per un’agenzia di moda sarà ricercato un albergo con una certa estetica
e inoltre sarà preso un personale che abbia buone capacità comunicative in quel
campo per poter dialogare con il cliente.
Si stanno intanto sviluppando degli pacchetti incentive elastici in modo da
poter essere adattati alle diverse esigenze aziendali.
